Detalles de la aplicación "SYS APOLO".

MÓDULO DE CONFIGURACIÓN

Permite la actualización de los datos generales de la entidad contratante donde se colocará el marcha el software (inclusión de los logos de la entidad contratante, registro del eslogan), Registro de centros de costo.

MÓDULO DE PRESUPUESTO

Administra el Presupuesto de Ingresos y de Gastos, realiza los movimientos de presupuesto, elaborando los respectivos certificados presupuestales como son:

Adición Presupuestal, Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Traslado Presupuestal, Reducción Presupuestal, Ingreso Presupuestal, Egreso Presupuestal, Reconocimiento Presupuestal, Cancelación a Reconocimiento Presupuestal, Aplazamiento Presupuestal, Desaplazamiento Presupuestal, Apropiación Presupuestal.

Permite obtener informes sobre: Ejecuciones Presupuéstales de manera mensual, Permite visualizar Auxiliares de Ingresos y Gastos, Permite visualizar los certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal que estén abiertos (que no se hayan usado todavía.), Permite visualizar auxiliares por cualquier cuenta, Libro de Presupuesto, Reportes para Contraloria: Ejecuiones por periodos, Relación de Ingresos, Relación de Compromisos, Relación de Pagos.

Reportes para los entes de control como son: SIA (Sistema Integral de Auditoría), CGR (Contraloría General de la Nación), FUT (Formulario Único Territorial).

NOTA: El módulo de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería trabajan en línea, es decir si se afecta con un comprobante a una cuenta en particular en Contabilidad o Tesorería, inmediatamente se afectan los saldos de la cuenta Presupuestal relacionada con ésta.

MÓDULO DE CONTABILIDAD

Administra la contabilidad de la entidad. Además, realiza los comprobantes de movimientos contables como son:

Movimientos que trabajan en línea con Presupuesto: Causación con Retención, Devolución en Causación con Retención, Causación sin Retención, Devolución en Causación sin Retención, Comprobante de Egreso con Retención, Comprobante de Devolución de Egreso con Retención, Comprobante de Egreso sin Retención, Comprobante de Devolución de Egreso sin Retención, Comprobante de Ingreso, Comprobante de Facturación, Comprobante de Devolución de Facturación, Ingreso por Reconocimiento, Devolución Ingreso por Reconocimiento, Comprobante de Recaudo, Comprobante de Recaudo de Facturación, Nota Crédito, Transferencia Nacional.

Movimientos Contables: Ajuste Contable, Ajuste por Inflación, Comprobante de Consignación, Comprobante de Contabilidad Almacén, Comprobante de Contabilidad Caja, Comprobante de Contabilidad Facturación, Nota de Bancos, Nota Débito, Nota de Contabilidad, Traslado de Fondos entre Bancos, Comprobante de Cierre, Asiento Inicial.

Realiza informes tales como: Balance General, Balance de Prueba, Balance Consolidado, Balance Comparativo, Balance Resumen, Auxiliares de Cuentas, Por Fecha y Cuentas, de Ingreso, Por Fecha, Libro de Bancos, Auxiliares de Terceros, Libro Mayor y Balances, CGN CHIP, Listados de documentos, Comprobantes de diario, Listado de documentos con terceros, Estado de Caja y Bancos, Estado de Pérdidas y Ganancias, Reporte de Retenciones por mes, Reporte de Otros Descuentos por mes, Certificado de Retenciones por Tercero.

MÓDULO DE TESORERÍA

Permite el registro de terceros, maneja comprobantes como: Presupuesto: Comprobante de Egreso con Retención, Comprobante de Devolución de Egreso con Retención, Comprobante de Egreso sin Retención, Comprobante de Devolución de Egreso sin Retención, Comprobante de Ingreso, Comprobante de Facturación, Comprobante de Devolución de Facturación, Ingreso por Reconocimiento, Devolución Ingreso por Reconocimiento, Comprobante de Recaudo, Comprobante de Recaudo de Facturación, Nota Crédito, Transferencia Nacional. Como es parte de la contabilidad (es decir el módulo de contabilidad y el de presupuesto trabajan en línea, entonces si se afecta con un comprobante a una cuenta en particular en contabilidad, inmediatamente se afectan los saldos de la cuenta presupuestal relacionada con ésta).

Genera informes detallados de cada actividad: Ingresos del día, del mes, acumulados por cualquier rango de fecha.

MÓDULO DE RECAUDOS EN CAJA

Se encarga de los recaudos en Caja, permite la configuración de conceptos, con sus respectivas cuentas contables y presupuestales.

Registro de Terceros (Contribuyentes).

Elabora el comprobante de Recibo de Caja, afectando internamente la contabilidad y presupuesto automáticamente.

MÓDULO DE NÓMINA

Permite parametrizar: periodos de liquidación para la nómina, asignar el salario correspondiente a cada persona, entidad donde aporta salud y pensión, ingresar los tipos de auxilios (alimentación, transporte, etc.), ingresar los tipos de bonificaciones (horas extras, comisiones, etc.), ingresar los tipos de descuentos de ley (salud, pensión), ingresar los tipos de deducciones (embargos, préstamos, etc.), ingresar los aportes patronales, ingresar los aportes parafiscales, ingresar las entidades donde se aporta salud, ingresar las entidades donde se aporta pensión, ingresar las entidades donde se aporta riesgos profesionales.

Interactúa con los módulos de de contabilidad y presupuesto permite realizar las disponibilidades, registros, causaciones contables y egresos de manera automática para el personal que sea de nómina de la entidad.

Cuando ya se ha realizado, los pasos anteriores y se desea empezar a trabajar se deben incluir las novedades correspondientes al primer periodo de liquidación, para esta opción se deben incluir a cada persona sus respectivos auxilios, bonificaciones, deducciones de ley y otros descuentos.

Posterior a esto se genera la nómina para revisar si todo está de acuerdo a los auxilios, bonificaciones, deducciones y descuentos para cada persona. Si todo está bien se guarda esta planilla.

El paso siguiente es liquidar la nómina generada para que el sistema realice de manera automática todos los certificados presupuestales y los respectivos comprobantes contables de manera automática.

MÓDULO DE TALENTO HUMANO

Permite parametrizar: registro de cargos del personal, centros de costo, registro de personal, registro de fecha de inicio de labores del personal, registro de fecha de terminación, registro de novedades del personal, expedición de constancias laborales, etc.

MÓDULO DE CONTRATACIÓN

Permite parametrizar: Numero de contrato.

Permite la configuración de: registro de tipos de contrato, permite el registro de forma de contratación, permite el ingreso de tipos de pólizas, el ingreso de entidades aseguradoras, permite el ingreso de fuentes de financiación, registro y diligenciamiento del contrato, permite la actualización de pólizas a contratos, permite el registro del acta de inicio de contrato, permite el registro del acta de terminación de contrato.

Reportes: copia del contrato, resumen por tipo de contrato entre números y fecha de contrato, resumen por forma de contratación entre números y fecha de contrato, reportes por seguimiento de la contratación en general.

MÓDULO DE FACTURACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL

Permite la parametrización de: consecutivo para la numeración de facturas, números de certificados y valor de los mismos, valor para el ajuste monetario, eslogan de la entidad, detalles del documento del cobro persuasivo, detalles para el documento del acto de liquidación.

Permite Configurar: conceptos (permitir determinar si este concepto genera o no interés por mora), constantes de liquidación (por concepto, tipo de predio, año, etc., aplicando estatuto rentístico), tipos de predio, registro de cajas y configurar caja para el recaudo, registro de cargos según manual de procedimientos, registro del personal de la alcaldía, configurar funcionarios a documentos que se expiden a los predios. Captura del interés por mora vigente.

Permite para los predios: Registrar predios (numero de predio, resolución IGAC, matricula inmobiliaria, dirección, dirección correo, hectáreas, metros, área construida, ultimo año de pago, verificar si aplica ley 44, asignación de propietarios con sus respectivas identificaciones, asignación de avalúos para cada año, verificado si es exento y el tipo de predio que le corresponde), registro de resoluciones de predios emanadas por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi “IGAC”, Eliminar predios de manera temporal, Modificar ultimo año de pago a los predios.

Permite facturación: Liquidar el impuesto predial de acuerdo a los parámetros establecidos en el estatuto rentístico, generado la factura de manera detallada (documento que expresa de manera clara el cobro que se está ejecutando indicando en columnas el avaluó del predio, los valores que aplica por cada vigencia con sus respectivos intereses si lo requiere, el documento en mención además contiene cuatro desprendibles uno para el propietario del predio, otro para la Corporación Autónoma Regional, otro para la entidad que genera este documento y un último para control) para el pago de dicho impuesto. Generación de la facturación de forma masiva (por tipo de predio, sectores, manzanas, números de predios). Liquidar el impuesto por año, permitir liquidar el impuesto aplicando unos descuentos especiales, registrar el pago de facturas del impuesto, expedir copias de facturas canceladas.

Expedir Certificados: Generación de certificado catastral, generación de paz y salvo, generación de certificado de no propietario, expedir certificados para venta de predios.

Permite diligenciar Documentos: actos de liquidación con su respectiva resolución y registro de notificación, cobro persuasivo, acuerdos de pago con su respectiva resolución (expedir los recibos de pago por el acuerdo de pago indicando el concepto, valor a cancelar y saldo por el acuerdo de pago).

Debe suministrar informes o reportes: por ingresos: Facturas canceladas, recibos acuerdos de pago, certificados catastrales, certificados de no propietarios, paz y salvo a predios, certificados de venta.

Informe CAR (Facturas canceladas, recibos cancelados por acuerdos de pago de forma detallada y consolida) e informe CAR distribución de ingresos. Ingresos: detalle de ingresos (por fechas y conceptos detallado y consolidad) y total de ingresos (por fecha, número de factura, tipo de predio, numero de predios). Morosos: Morosos (por año, avaluó, deuda, por tipo de predio, numero de predio, ordenado por numero de predio, por propietario, avaluó o deuda, además reporta la deuda por todos los conceptos o uno en particular), cobro administrativo persuasivo (por o desde vigencia, por avaluó, por deuda, tipo de predio por numero de predio), actos de liquidación (por numero de acto, por fecha, por tipo de predio, por numero de predio, por acto de liquidación o acto de liquidación diligenciado). Acuerdos de pago: (por numero de acuerdo, por fecha por valor de acuerdo de pago, por tipo de predio, por numero de predio, ordenado por numero de predio, numero de acuerdo, por valor de acuerdo), listado acuerdo de pago (por numero de acuerdo, por fecha por valor de acuerdo de pago, por tipo de predio, por numero de predio, ordenado por numero de predio, numero de acuerdo, por valor de acuerdo), recibo de acuerdo de pago: (por fecha, por numero de recibo, por numero de acuerdo de pago, por tipo de predio por numero de predio), recibo de pago resumen (por fecha, por numero de recibo, por numero de acuerdo de pago, por tipo de predio por numero de predio ordenado por numero de recibo, por numero de predio, por numero de acuerdo de pago). Listado de predios ordenados (número de predio, propietario, identificación propietario). Resumen de ingresos por vigencias (actual y anteriores). Relación de recaudos para tesorería. Estadísticas catastrales distribución por avalúos y áreas.

Reporta auditoria: Por registro de resoluciones de predios emanadas por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi “IGAC”, Actualización de último año de pago, descarga y reversión de facturas, modificación de avalúos.

Permite la liquidación del impuesto predial vía web desde el sitio oficial de la entidad generadora de este impuesto.

Permite el trabajo o la operatividad del software en red manejando niveles de seguridad para los usuarios al sistema.

MÓDULO DE FACTURACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS

Permite configurar: Estratos, Usos, Concepto para cobro (Acueducto, aseo, alcantarillado) determinando si aplica interés por mora, Rutas, Servicios adicionales (matrículas, re conexión, etc.), Diámetros, Periodos para cobro (fecha de inicio – fecha terminación y fecha límite para pago), puntos de pago, Registro de suscriptores, registro de matrículas.

Permite parametrizar: Datos generales de la entidad prestadora de servicios públicos, tarifas por concepto (teniendo en cuenta estrato, uso, tarifa única, micro medición y/o subsidios), parámetros por servicios (teniendo en cuenta estrato, uso y/o subsidios).

Por facturación: Registro de tomas de lectura, Cierres de periodo de cobro, generación de la facturación masiva (incluye la fecha de expedición, mensaje), Impresión masiva (por rutas, numero de facturas, periodo de cobro, matriculas), actualizar facturas, generación de la factura por servicio prestado, facturación por abonos, descarga de facturas por pagos.

Reportes: Ingreso por facturas canceladas, resumen para ingresos por (conceptos, rutas, estratos, usos), resumen por facturas el subsidio, copia de facturas, morosos.

MÓDULO ALMACÉN

Permite la parametrización: funcionarios que firman los documentos de ordenes compra, ordenes de ingreso y ordenes de egreso, permite parametrización de la contabilidad a los tipos de ingreso y egreso por subgrupos para la respectiva afectación contable de manera automática, registro y actualización de los números para cada comprobante.

Permite la configuración de: Artículos, unidades de medida, presentaciones, grupos, subgrupos, tipos de ingreso, tipos de egresos, registro de terceros.

Movimientos: Registro de órdenes de compra, ordenes de ingreso y órdenes de egreso. Reportes: por orden de compra: Copia del documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor). Por orden de Ingreso: Copia de documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor), por tipo de ingreso. Por orden de Egreso: Copia de documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor), por tipo de egreso. Reportes del Kárdex, reporte por existencias: tope mínimo y máximo, por subgrupos.

MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS Y DEVOLUTIVOS

Registro de activos con el respectivo (número de placa, valor representativo, proveedor, responsable del activo, tipo de ingreso, vida útil, marca, modelo, serie, tipo, catalogo, fecha instalación, depreciación, fecha de adquisición, estado, información de registro técnico, configuración de cuentas para movimiento contable de ingreso y depreciación, acumular depreciación para activos en uso, observación en general.

Movimientos manejo de mantenimiento, registro y mejoras de activos fijos y devolutivos, traslados entre responsable de activos, prestamos de activos, ordenes de baja, ordenes de egreso, cálculos de la depreciación, estado de activos, tipos de ingresos y egresos entre otras funciones.

Certificados de paz y salvos a personal.

Generación de reportes: Kárdex de activos, resumen de activos por grupos y subgrupos, resumen de activos por personal responsable, ordenes de egreso, traslados, activos dados de baja, mantenimiento, activos y demás reportes necesarios.

MÓDULO DE SEGURIDAD

Permite el registro de los procesos que se llevan a cabo como son: Registra los usuarios para el manejo de la aplicación SyS APOLO (Herramienta Informática, manejando los niveles de acceso por modulo, opción y acción o proceso (Insertar, Actualizar, Buscar, Eliminar), asignando así nombre del Usuario y su respectiva Contraseña.